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Supervisión de obras: ¿cómo hacer que resulte eficaz?

La supervisión de las obras es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos de una empresa de construcción. Durante las obras, es esencial evaluar el progreso del proyecto e identificar cualquier problema antes de que sea demasiado grave.

¿Alguna vez ha tenido que rehacer la anchura de un vano porque no se respetaron las dimensiones? Este es exactamente el tipo de error que puede evitar instalando su sistema de control de obras.

Esta serie de errores puede tener un gran impacto en el calendario, la calidad de sus obras y la satisfacción general del cliente. En este artículo también veremos cómo establecer un sistema de supervisión de obras y qué puede hacer para ahorrar tiempo.

Introducción a la supervisión de obras

suivi de projet de construction digital

La supervisión de obras es una parte de la gestión de su proyecto que requiere una preparación meticulosa y, sobre todo, un seguimiento constante de los indicadores de rendimiento que desea establecer.

A menudo se considera que consume mucho tiempo en las obras, pero es la clave para optimizar sus márgenes y reducir los imprevistos.

No nos cansaremos de repetirlo: el seguimiento de las obras no consiste únicamente en instalar una tableta con planes para llevar a cabo los OPR. Ante todo, la supervisión de las obras debe prepararse antes del inicio del proyecto. Esto le permitirá anticiparse a cualquier cuello de botella y a posibles problemas futuros.

¿Quién realiza la supervisión de las obras?

La supervisión de las obras es responsabilidad de todos los responsables del proyecto. Sin embargo, el papel de cada persona dependerá de la estructura y organización del contrato. Existen dos tipos principales de obras: los proyectos que implican lotes separados y los proyectos que implican a un contratista general.

Proyectos de lotes separados

Fase de obras

Durante la fase de obras, el director del proyecto (a menudo representado por el arquitecto) es responsable de la supervisión de las obras. Tendrá que organizar reuniones de coordinación con los distintos lotes y elaborar y difundir informes. También tendrá que comprobar que se utilizan los recursos especificados en los contratos.

Cada semana, tendrá que registrar las distintas operaciones, identificar las discrepancias, señalar las causas de esas discrepancias y poner de relieve las posibles desviaciones. Propondrá medidas correctoras para compensar los retrasos y recalibrará los calendarios en caso necesario.

También deberá supervisar el mantenimiento y la limpieza de las obras, sus accesos y alrededores, y proponer la imputación de los costes correspondientes. Por último, evaluará la responsabilidad de los posibles retrasos y podrá proponer la aplicación de penalizaciones.

El control de calidad debe ser realizado por las empresas de obras responsables de sus paquetes de trabajo. Por ejemplo, el paquete de obras estructurales deberá llevar a cabo su propio control de calidad sobre las obras que está realizando.

Procedimientos de recepción

Durante las operaciones de recepción, el director de obra debe elaborar un calendario claro en el que se fijen las fechas de las operaciones de preaceptación, las pruebas de puesta en servicio y los controles técnicos, las fechas de las OPR y del levantamiento de las reservas, las visitas de los comités de seguridad y la retirada de las instalaciones de las obras. Durante este periodo, el contratista también deberá presentar los planes de inspección.

Una vez finalizado el calendario de aceptación, el director del proyecto también debe:

  • Participar en las visitas de preaceptación y realizar la aceptación con el cliente.
  • Asignar reservas OPR si encuentra defectos.
  • Enviar estas listas de reservas a las empresas responsables de los lotes.
  • Elaborar un expediente as-built.
  • Supervisar los avances en la resolución de las reservas.
  • etc.
Obras de contratistas generales

La función de seguimiento de la obra durante las obras recae en el equipo de dirección de obra del contratista general (supervisores de obras, jefes de obra). Son responsables del seguimiento de todos los paquetes de trabajo desde el punto de vista financiero, administrativo y de calidad.

En el momento de la recepción, el contratista general es responsable de planificar y compilar el reporte de las obras realizadas. Como es imposible ser juez y parte, el director de obra se encarga de elaborar la lista de reservas de OPR. El contratista general firma el acta de recepción y envía la lista a los contratistas de las obras.

¿Por qué es importante la supervisión de las obras?

La supervisión de las obras es importante porque permite controlar el avance del proyecto y ser alertado en tiempo real de cualquier problema que pueda surgir. Es crucial para garantizar que las obras se terminan a tiempo, dentro del presupuesto y con el mayor nivel de calidad posible.

Suponiendo que la preparación de las obras se haya realizado correctamente, el principal reto de la supervisión de obras será garantizar que todo se desarrolle según lo previsto.

Tomemos el caso de un contratista general de obras que construye una estructura de 10 plantas. El supervisor de la obra se da cuenta de que no se ha respetado la verticalidad de las ventanas de la planta baja y que es imposible integrar las ventanas entregadas esa misma mañana. He aquí los principales problemas a los que tendrá que enfrentarse:

  • Un retraso en el calendario.
  • Costes adicionales de mano de obra.
  • Un probable aumento del coste de las materias primas.
  • Un almacén ocupado.

Si hubiera establecido un sistema de inspección previa a la fundición, habría podido limitar este defecto de calidad y respetar el tiempo asignado a esta tarea en el calendario.

¿Cómo implantar una solución eficaz de control de obras?

Para implantar una solución eficaz de control de obras, es importante definir objetivos precisos e implantar métodos de control adecuados. Definidos por el plan de aseguramiento de la calidad (QAP), los procedimientos y puntos de verificación son los siguientes:

  • Comprobaciones antes de la finalización
  • Puntos de control durante y después de la finalización de la obra: descubra nuestro módulo MyCheck
  • Creación de archivos de inspección (listas de comprobación, etc.): descubra nuestro módulo MyForm
  • Informes de obras que puede elaborar durante sus visitas.

En concreto, esto es lo que debe hacer para supervisar sus obras antes del inicio de la operación:

  • Elabore un plan de acción de calidad y seguridad con su responsable de seguridad.
  • Cree un programa provisional de la obra con la calibración de los recursos (trabajadores, maquinaria de la obra, equipos de elevación) y los suministros, con la ayuda de su departamento de métodos.
  • Implantar una solución de seguimiento de las observaciones y los defectos de calidad, como Beyond InSite.
  • Establezca un espacio de almacenamiento de documentos (planos y maquetas BIM, documentos administrativos y financieros, informes de avance de las obras, contratos de subcontratación, documentos y contratos reglamentarios, etc.). Para ir más lejos, puede crear una solución EDM.
  • Consulte los errores y defectos de calidad de proyectos anteriores (por ejemplo, utilice las listas de reservas elaboradas por el jefe de proyecto al entregar un proyecto anterior).
  • Cree un canal de comunicación con normas claras (correo electrónico, chat de empresa, informes de obras).
  • Definir un programa de visitas periódicas a las obras.
  • Implantar una solución de gestión de indicadores de calidad (como la que ofrece nuestra solución).

Como puede ver, una preparación meticulosa de sus obras durante los estudios preliminares le ahorrará un tiempo precioso.

¿Las ventajas de una buena supervisión?

La supervisión de las obras es un método muy eficaz para medir el éxito y el progreso de un proyecto e identificar rápidamente cualquier problema. Le permite supervisar las obras y comunicar rápidamente los progresos a su cliente.

Las ventajas son múltiples:

  • Mejor control de los flujos financieros vinculados al avance de los subcontratistas o empresas de obras (facturas, modificaciones).
  • Respetar los plazos y fechas que marcan los hitos de su proyecto.
  • Aumentar la satisfacción de sus clientes y fidelizarlos a sus servicios.
  • Limite el riesgo de defectos de calidad y los costes asociados.
  • Evite recortes presupuestarios en la partida «máquina de café» para frenar la disminución de los beneficios de sus obras.

Soluciones digitales para el seguimiento de obras

Las soluciones digitales pueden ser muy útiles para el seguimiento de las obras y son cada vez más populares.

  • Software de seguimiento de observaciones y reservas de obra (consulte nuestro módulo MyCheck).
  • Software de control de calidad: ayuda a controlar la calidad de los trabajos y a garantizar el cumplimiento de las normas de construcción (consulte nuestro módulo MyForm).
  • Software de comunicación: facilita la comunicación entre los distintos miembros del equipo de construcción, los clientes y los proveedores.
  • Software de documentación: para almacenar y acceder a la información del proyecto, como planos, especificaciones y documentos de seguimiento. Estas soluciones pueden ser un simple espacio de trabajo y almacenamiento en línea, o integrarse con el software de seguimiento de obras.
  • Software de gestión de proyectos: al igual que Beyond InSite, permite planificar, supervisar y coordinar las distintas tareas y actividades de un proyecto de construcción. Recomendamos esta solución para supervisar a los subcontratistas y el progreso de la obra.

Esos softwares pueden utilizarse para supervisar el avance de las obras y para recopilar y analizar datos precisos sobre sus proyectos.

Estas soluciones también pueden utilizarse para mejorar la calidad del trabajo y ayudar a reducir costes, ya que permiten detectar y corregir problemas más rápidamente.

¿Cómo medir el éxito de su supervisión de obras?

Para medir el éxito de la supervisión de obras, es importante definir objetivos e indicadores de rendimiento claros. Estos indicadores pueden basarse en :

  • La calidad del trabajo y el tiempo medio que se tarda en resolver los problemas de calidad (la capacidad de respuesta de sus gremios).
  • Los plazos de entrega o finalización.
  • Costes adicionales asociados a errores de producción.
  • La productividad de los trabajadores (tiempo de instalación por unidad, o cadencia).
  • El número de retrasos y el cumplimiento de los reglamentos y normas.
  • El cumplimiento de las normas de seguridad.

También es esencial supervisar el progreso de las obras y recopilar datos precisos para poder analizar y comparar el rendimiento. Por último, es importante realizar evaluaciones periódicas y llevar registros detallados, para poder responder mejor a los requerimientos de empresas que se salen de los plazos exigidos.

Herramientas gratuitas de supervisión de obras: nuestra opinión

Existen soluciones SaaS (Software as a Service) que ofrecen software gratuito de seguimiento de obras. Estos editores suelen ofrecer pruebas gratuitas durante 15 días, con un número limitado de comprobaciones u observaciones del sitio. Sin embargo, si el software no se adapta a su organización, tendrá que empezar de nuevo.

En Beyond InSite, preferimos tomarnos el tiempo necesario para ayudarle a implantar y utilizar la solución desde el principio. Aunque una oferta gratuita pueda parecer atractiva, también hay que tener en cuenta la implantación y la experiencia de los equipos que configuran su espacio.

El éxito de la implantación de una solución de vigilancia de obras en la organización de una empresa de construcción pasa por varios puntos:

  • La parametrización de sus controles de obras estructurales o de acabado.
  • Establecimiento de reservas estándar para ahorrar tiempo en las visitas a las obras.
  • Configurar los planos de despiece o el modelo BIM en la aplicación.
  • Configurar los espacios y derechos de todos los participantes en la obra (empresas de obras, tipos de oficios, proveedores de servicios, contratista general, director de obra y propietario del proyecto).
  • Configurar un flujo de trabajo (observaciones levantadas pero no validadas, etc.).
  • Los diferentes tipos de observaciones de obras.
  • Puesta en marcha de la GED (Gestión Electrónica de Documentos), etc.

El tiempo necesario para preparar el software gratuito de seguimiento de obras es considerable. Si elige nuestros servicios en lugar de los gratuitos, ahorrará este valioso tiempo y garantizará el éxito de su operación.

Conclusión sobre la importancia del seguimiento de obras

La supervisión de obras es adecuada para todo tipo de proyectos: edificios nuevos, reformas, carreteras, ingeniería civil y obras públicas. Todos estos tipos de obras entrañan riesgos.

Para estar seguro del éxito de sus obras y generar un margen de beneficios al final de las mismas, es necesario prepararse y poner en marcha un verdadero plan de acción basado en la calidad de las obras. La implantación de una solución como Beyond InSite contribuye en gran medida a optimizar el rendimiento de todas las obras. Para ayudarle a implantarla, póngase en contacto con nosotros.

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